Avant de rentrer dans les critères de choix de votre solution de visioconférence, il est utile de bien différencier le logiciel, du matériel audio et vidéo qui permet de le mettre en pratique.

En effet, pour télétravailler un agent territorial a besoin d’un logiciel de visioconférence sur son PC équipé d’un micro et d’une caméra. En revanche, pour une réunion en visioconférence ou pour organiser un conseil municipal avec les élus et du public, il faut du matériel audio et vidéo (écrans, pieuvre ergonomique…). Voici les questions à vous poser avant de choisir votre solution visioconférence au sein d’une collectivité territoriale.

Envie d’en savoir plus sur l’usage de la visioconférence en collectivité territoriale ? Regardez en replay notre webinar : cliquez ici

Quels types de réunions dans les collectivités territoriales ?

Vos besoins en visioconférence dépendent de l’usage que vous souhaitez en faire. Seulement pour organiser vos conseils municipaux en visioconférence ? Seulement pour un usage en interne ? Ou les deux ? Vous devez en amont répondre à ces questions avant de choisir votre solution de visioconférence.

Comment organiser un Conseil Municipal en visioconférence ?

Pour organiser un conseil municipal, les collectivités territoriales doivent être en mesure de proposer une solution de visioconférence qui permet :

  • De voter
  • D’identifier les élus
  • De gérer les micros des élus
  • D’avoir une bonne connexion
  • D’enregistrer votre conseil municipal
  • De suivre une formation de prise en main de l’outil

Privilégiez donc un logiciel qui soit sécurisé, interopérable et qui permette un grand nombre d’utilisateurs simultanés.

Pour plus d’info lisez notre article « Comment organiser un conseil municipal en visioconférence »

Comment organiser une réunion en visioconférence ?

Pour organiser une réunion entre agents territoriaux, votre solution de visioconférence doit vous permettre :

  • De partager votre écran
  • D’identifier les participants
  • D’avoir une bonne connexion
  • De suivre une formation de prise en main de l’outil
  • De garantir la confidentialité de vos échanges (code PIN ou autre)

Exit les solutions comme Skype ou Zoom qui sont peu sécurisées…

Combien de participants ?

Pensez au nombre de participants susceptibles d’assister régulièrement à vos visioconférences. Que ce soit lors de vos conseils municipaux ou pour vos réunions. Avec certains logiciels, vous pouvez vous connecter gratuitement avec une poignée de participants. D’autres logiciels sont spécialisés dans la connexion d’un grand nombre d’utilisateurs et permettent de donner accès au conseil municipal au public en tant que spectateur.

Quel accompagnement ?

Une plateforme utilisateur simple d’utilisation permet une bonne prise en main du logiciel, mais le mieux est de former les agents territoriaux et les élus à utiliser le logiciel et le matériel de visioconférence et de bénéficier d’un accompagnement pour l’intégration de votre solution de visioconférence.

Comment donner la parole à un élus, comment gérez les micros, comment enregistrer un conseil municipal ? Pour préparer vos réunions importantes telles que vos conseils municipaux et ne pas perdre de temps à chaque début de réunion en visioconférence les agents territoriaux doivent être en mesure de gérer ces questions et donc d’être formés à l’utilisation du système de visioconférence.

Quel flux vidéo ?

Bien que de nombreux services de visioconférence accueillent des centaines, voire des milliers de participants à la fois, ils limitent généralement le nombre de flux vidéo. Cependant, d’autres ne le font pas. Il vous sera utile de savoir qui applique ces restrictions et comment elles sont appliquées. La qualité du flux vidéo est primordiale pour organiser des réunions telles que des conseils municipaux.

Comment enregistrer un conseil municipal ou une réunion ?

L’enregistrement de votre réunion en visioconférence est très utile pour transmettre à un collaborateur absent vos échanges, ou votre présentation. De plus, l’enregistrement vous permet de conserver les débats et d’archiver vos conseils municipaux. Faites attention à l’espace d’enregistrement dont vous disposerez. Beaucoup de ces services stockent les enregistrements dans le cloud et limitent l’espace de stockage de chaque utilisateur.

Quelles intégrations d’applications ?

Réfléchissez aux applications que vous souhaitez intégrer avec votre système de visioconférence afin de fluidifier vos usages. Une autre intégration à prendre en compte est celle de votre calendrier afin de ne jamais louper une réunion. Certains services de visioconférence fournissent des plugins pour des programmes comme Google Calendar et Outlook avec Teams. Cela vous permet de planifier rapidement et facilement des réunions. De plus, de nombreuses solutions de visioconférence vous permettent d’intégrer des applications tierces, telles que Microsoft PowerPoint. L’intégration d’un logiciel que vous possédez déjà avec un système de visioconférence peut vous aider à importer des présentations et à partager des documents simplement.

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