Comment organiser un Conseil Municipal en visioconférence ?

De plus en plus de maires font appel à la visioconférence pour la tenue de leurs conseils municipaux, et si on retient quelques couacs lorsque les collectivités ne sont pas accompagnées, cette solution reste très plébiscitée et permet de ne pas repousser les conseils municipaux et autres réunions.

Covid-19 et Conseils municipaux ?

Pour faire face à l’épidémie de covid-19, la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 habilite le Gouvernement à légiférer par ordonnance afin d’autoriser les collectivités territoriales aux délibérations collégiales à distance. L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020, permet aux maires, pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, de décider que la réunion du conseil municipal se tiendra par visioconférence, ou le cas échéant, en audioconférence.

Comment organiser vos conseils municipaux en visioconférence ?

Les convocations à la première réunion du conseil municipal à distance doivent préciser les modalités techniques envisagées et être transmises par le maire, en accord avec le DGS, aux conseillers municipaux. Lors de la première réunion organisée à distance, le conseil municipal devra déterminer les modalités d’identification des participants, d’enregistrement, et de conservation des débats.

Pour les votes, le maire doit donc, comme d’habitude, demander qui est contre et qui s’abstient. Il suffira juste d’un clic pour se prononcer. Pour la prise de parole, pareil.

Pour le public enfin, d’ordinaire bien fourni pour assister aux réunions, là aussi il ne sera pas oublié. Les débats peuvent être retransmis en direct ou en replay selon la solution visioconférence adoptée par le maire.

Quelle solution de visioconférence choisir pour les Collectivités Territoriales ?

Pour résumer, les collectivités territoriales doivent être en mesure de proposer une solution de visioconférence qui permet :

✔ De voter

✔ D’enregistrer les échanges

✔ D’identifier les participants

✔ D’avoir une bonne connexion

✔ De suivre une formation de prise en main de l’outil

✔ De garantir la sécurité des données échangées au cours des réunions

Privilégiez donc un logiciel qui soit sécurisé, interopérable et qui permette un grand nombre d’utilisateurs simultanés pour vos conseils municipaux, et exit les solutions comme Skype ou Zoom qui sont peu sécurisées…

Le mieux est de faire appel à un professionnel de la visioconférence, qui saura proposer une solution adaptées aux besoins spécifiques des collectivités territoriales. L’avantage c’est aussi et surtout l’assistance technique et la formation à ces nouveaux outils qui, bien qu’ils soient simples d’utilisation nécessite parfois quelques explications !

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