Retour sur les dernières mesures relatives aux assemblées générales de copropriété et aux nouvelles règles à appliquer en accord avec les mesures d’hygiène liées à la crise du covid-19.

Les syndics peuvent convoquer les assemblées générales en visioconférence

Le décret du 11 mai qui prescrit les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 interdit sur l’ensemble du territoire « tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de 10 personnes ».

L’ordonnance du 20 mai permet d’adapter les modalités d’organisation des Assemblées générales de copropriété par la tenue d’assemblées générales en visioconférence, même au-delà de la période d’état d’urgence sanitaire.

Ainsi, depuis le 1er juin et jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic organise la participation aux assemblées générales de copropriété par visioconférence, ou tout autre outil de communication permettant d’identifier le copropriétaire. Il est également possible de voter par correspondance avant la tenue de l’AG de copropriété lorsque le recours à la visioconférence ou tout autre outils de communication permettant d’identifier le copropriétaire est impossible.

Certains systèmes visioconférence bénéficient de fonctionnalités adaptées, telles que le vote à main levée, la possibilité de modifier les documents en temps réels, ou encore d’enregistrer les AG afin de garantir la bonne tenue des assemblées. Lorsqu’une assemblée générale est convoquée, le syndic peut donc avoir recours à ces nouvelles possibilités à la condition d’en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée.

Modalités sur la convocation et la tenue des assemblées générales de copropriété

L’assemblée doit indiquer le moyen de communication électronique choisi, les modalités d’identification pour accéder à l’assemblée virtuelle et doit garantir la confidentialité des échanges des copropriétaires durant l’assemblée.

Si le recours à la visioconférence ou à tout autre outils de communication électronique n’est pas possible, la convocation devra préciser que les copropriétaires ne pourront voter que par correspondance. Dans ce cas précis, les missions du président de séance devront être assurées par le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

Les règles de représentation sont elles aussi assouplies : un mandataire peut désormais recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Le procès-verbal des décisions devra être signé dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale.

Comment renouveler les contrats de syndic 

Face à l’incapacité de très nombreux syndics de convoquer une assemblée générale en raison de la crise sanitaire, l’ordonnance du 20 mai 2020 précise les conditions de renouvellement de plein droit des contrats de syndics.

Ainsi, le contrat de syndic qui expire entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic, désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires.

Afin de permettre au syndic d’organiser les futures assemblées générales, l’ordonnance prévoit que la prise d’effet du nouveau contrat de syndic interviendra au plus tard le 31 janvier 2021

Rappel des mesures d’hygiène à respecter lors d’Assemblées Générales de moins de 11 personnes

  • Faciliter l’accès à l’eau et au savon avec la mise à disposition de serviettes à usage unique ou de gel hydro-alcoolique.
  • Le port du masque obligatoire lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties. 
  • Se couvrir systématiquement le nez et la bouche en toussant ou éternuant dans son coude.
  • Se moucher dans un mouchoir à usage unique à jeter immédiatement dans une poubelle.
  • Éviter de se toucher le visage, en particulier le nez, la bouche et les yeux.

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