Avant de rentrer dans les critères de choix de votre solution de visioconférence, il est utile de bien différencier le logiciel, du matériel audio et vidéo qui permet de le mettre en pratique.

Le travail à distance a fait émerger plusieurs problématiques au sein des collectivités territoriales :

• Comment faciliter les échanges dans un contexte de travail à distance ?
• Comment simplifier l’utilisation des outils de visioconférence, pour les équipes, les élus, les partenaires ?
• Comment être sûr de disposer d’outils sécurisés et respectueux des données de la collectivité ?

Dans cet article, nous vous expliquons en quoi il est nécessaire de s’équiper d’une solution de visioconférence, comment organiser conseil municipal et réunion en visioconférence, et quelle solution choisir pour votre infrastructure.

Pourquoi mettre en place la visioconférence dans les collectivités ?

L’utilisation de la visioconférence au sein des collectivités territoriales a su se faire une place. En effet, pour télétravailler, un agent territorial a besoin d’un logiciel de visioconférence sur son PC équipé d’un micro et d’une caméra. En revanche, pour une réunion en visioconférence ou pour organiser un conseil municipal avec les élus et du public, il faut du matériel audio et vidéo (écrans, pieuvre ergonomique…). La visioconférence vous permettra donc l’enregistrement et la diffusion de vos conseils municipaux, la facilitation de la mise en place du télétravail et l’organisation de vos réunions en toute sécurité.

Comment organiser un conseil municipal en visioconférence ?

Pour organiser un conseil municipal, les collectivités territoriales doivent être en mesure de disposer d’une solution de visioconférence qui permet :

• De voter,
• D’identifier les élus,
• De gérer les micros des élus,
• D’avoir une bonne connexion,
• D’enregistrer votre conseil municipal,
• De suivre une formation de prise en main de l’outil.

Privilégiez donc un logiciel interopérable, sécurisé pour assurer la confidentialité de vos échanges et qui permette un grand nombre d’utilisateurs simultanés.

Comment organiser une réunion en visioconférence ?

Pour organiser une réunion entre agents territoriaux, votre solution de visioconférence doit vous permettre :

• De partager votre écran,
• D’identifier les participants,
• D’avoir une bonne connexion,
• De suivre une formation de prise en main de l’outil,
• De garantir la confidentialité de vos échanges (code PIN ou autre).

Excluez les solutions de visioconférences qui sont peu sécurisées.

Quelle solution de visioconférence choisir ?

Votre solution de visioconférence dépend de l’usage que vous souhaitez en faire. Pour cela, il est nécessaire de se poser les bonnes question. Est-ce pour organiser vos conseils municipaux ? Est-ce pour un usage en interne ? Ou les deux ? Ainsi, vous pourrez choisir une solution adaptée à vos besoins et à la taille de votre infrastructure.

Afin de vous accompagner au mieux, faites appel à nos experts en visioconférence pour une solution de visioconférence sur-mesure ! N’attendez plus et contactez-nous !